پنج گام برای طراحی پلن مدیریت
تاریخ مقاله: 1401/09/01
در لحظات سخت و بحرانی، داشتن دیدی فراتر از انتظاراتمان کاری سخت و طاقتفرسا است. احتمالاً، شما به‌عنوان یک مدیر خواهان آن هستید که در شرایط بحرانی کارکنانتان را امن نگه‌داشته و از آنها پشتیبانی کنید، بهرهوری سازمانتان را مدیریت کرده و از درآمد فعلی خود محافظت کرده و یا آن را افزایش دهید. معمولاً در شرایط بحرانی، فرصتی برای مدیریت بهتر به وجود می‌آید. شما به‌عنوان یک رهبر تجاری باید از این فرصت به‌منظور دستیابی به برنامهها و اهداف مدنظرتان استفاده کنید. به همین منظور، ضروری است از پلن مدیریتی مناسب بیزینس خود برای کنترل شرایط و دستیابی به اهدافتان استفاده کنید.
چگونه از پلن مدیریتی مناسب تجارت خود استفاده کنیم؟
پنج گام برای طراحی پلن مدریت
برای اینکه بتوانید برنامه مدیریتی مناسب کسبوکارتان را راهاندازی کنید، به یک سیستم کارآمد نیازمند هستید. پایبندی به سیستم کارآمد در شرایط بحرانی و غیرقابل پیشبینی امری ضروری و اساسی است. از جمله سیستمهایی که قابلیت تحمل شرایط سخت را دارند، می‌توان به بدن انسان اشاره کرد. بدن انسان که از سیستمهای بهم پیوسته تشکیل شده است، در شرایط بحرانی مقاومت بالایی از خود نشان میدهد. زمانی که بدن انسان با بیماری سختی مواجه می‌شود، سریعاً گلبولهای سفید وارد عمل شده و سعی در محافظت از سیستم هوشمند بدن انسان دارند.
این مسئله برای تجارتها و کسبوکارها نیز حائز اهمیت است. هنگامی که تجارتی، خود را به‌عنوان شبکهای از سیستمهای بهم‌پیوسته نشان میدهد، قابلیت این را دارد که سریعاً به اتفاقات مثبت و منفی واکنش نشان دهد. به همین منظور، برنامه‌های مدیریتی مناسب کسبوکارها می‌توانند در شرایط بحرانی و سخت به افزایش واکنش‌های مناسب شرایط بحرانی کمک کنند.
پس ما تصمیم گرفتیم، شمارا در ادامه با پنج مرحله برای مدیریت بهتر کسب‌و کارها آشنا کنیم. شما میتوانید از این پنج مرحله در شرایط چالش‌زا و بحرانی برای مدیریت بهتر کسب‌کارتان بهره ببرید. و با استفاده از این مراحل شرکت و سازمانی را که مدیریت آن را بر عهده دارید، برای بحران‌ها و چالش‌های آتی قوی‌تر کنید. پنج مرحله پلن مدیریتی شرایط بحرانی شامل موارد زیر است:
مرحله اول: وضعیت فعلی سازمان خود را ارزیابی کنید.
برای ارزیابی وضعیت فعلی کسبوکارتان، باید روز مشخصی را برای این کار در نظر بگیرید. هنگامی‌که شما روز مشخصی را به این کار اختصاص می‌دهید، میتوانید بهتر شرایط سازمان خود را درگذشته و حال بررسی کنید. اینگونه میتوانید با وضوح بیشتری درباره برنامه‌های آتی سازمانتان تصمیم‌گیری کنید. این ارزیابی مخصوصاً در شرایط بحرانی منجر به داشتن چشم‌اندازی منطقی و مناسب برای مدیریت بهتر برنامه‌های سازمانی می‌شود.
شما از طریق پرسیدن سؤالاتی از خود میتوانید ارزیابی کسبوکارتان را بهتر انجام دهید. اما به یاد داشته باشید، با دیدی خارج از شرکت و سازمانتان همه موارد اتفاق افتاده را بررسی کنید. ازجمله این سؤالات می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- صورت‌حساب‌های مالی خود را به‌دقت بررسی کنید. شما از طریق بررسی صورت‌حساب‌های مالی سازمانتان میتوانید دقیق‌تر وضعیت مالی سازمانتان را قبل و بعد از شرایط بحرانی بررسی کنید. این بررسی به شما برای مدیریت بهتر شرایط مالی سازمان و یا کسبوکارتان کمک زیادی می‌کند.
- قابلیت‌هایی که محصول یا خدمات شما ارائه می‌دهند، به‌دقت بررسی کنید. شما از طریق ارائه خدمات سازمانتان میتوانید نقاط قوت و ضعف هر محصول یا خدمتی را متوجه شوید. و اینگونه تصمیماتی درباره افزایش یا کاهش تولیدات، میزان تولیدات، خدمات یا محصولاتی که موردنیاز بازارهای فروش هستند بگیرید.
- کارکنان و کارمندان سازمانتان را به‌دقت تحت نظر داشته و آنها را بررسی کنید. شما از طریق بررسی نحوه کارکرد کارکنان خود میتوانید به این مسئله کهکدام یک از آنها موردنیاز سازمان هستند و کارایی زیادی برای سازمان دارند؟ پی ببرید. همچنین، سؤالاتی مانند کدام‌یک از کارکنان در شرایط سخت و بحرانی می‌تواند به بهبود موقعیت سازمان یا بیزینس شما کمک کنند؟ نیز به شما برای خلق پلن مدیریتی بهتر یاری می‌رساند.
- گروه بعدی که باید آنها را ارزیابی کرد، گروه مشتریان و خریداران هستند. شما از طریق پرسیدن سؤالاتی همچون مشتریان در پی چه خدمت یا محصولی هستند؟ کدام گروه از مشتریان به افزایش فروش شما کمک می‌کنند؟ علت افزایش یا کاهش فروش شما چیست؟ میتوانید وضعیت و شرایط موجود خود را بهتر ارزیابی کنید.
مرحله دوم: نیازهای کارکنان و افراد خود را بشناسید.
درواقع، شما به‌عنوان یک مدیر هر روز از کارمندان خود می‌خواهید به‌اندازه شما از تجارت و کسب وکارتان مراقبت کنند. به همین خاطر، کارمندان و کارکنان وظیفه‌شناس و مراقب می‌توانند به بهبود وضعیت سازمان شما کمک زیادی کنند. در مواقع بحرانی و چالش‌زا تأثیرگذاری این مراقبت بیشتر قابل‌لمس و مشاهده است. شما میتوانید از طریق پاسخگویی به سؤالات نیازهای کارکنانتان را شناسایی کرده و سریع‌تر از شرایط بحرانی عبور کنید. ازجمله این سؤالات می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
از خود بپرسید: “چگونه می‌توانم کارکنانم را از شرایط بحرانی و چالش‌زا عبور دهم؟”
سپس به کارکنانتان مسیری هموار برای عبور از نگرانی‌ها، ترس‌ها، و چالش‌هایشان نشان دهید. یا میتوانید از طریق پرسیدن سؤالاتی مستقیم از کارکنانتان به نیازهای آنها پی ببرید. به‌عنوان مثال، از آنها بپرسید: “چگونه می‌توانم از شما حمایت کنم؟”
در ضمن، به یاد داشته باشید کارکنان شما واکنش‌های متفاوتی براساس شخصیت و کاراکتر خود در شرایط بحرانی نشان می‌دهند. شما به‌عنوان یک مدیر میتوانید از طریق اجرای پلن مدیریتی مناسب کسبوکارتان به آنها برای کنترل بهتر خود و مدیریت واکنش‌هایشان کمک کنید.
- من به‌عنوان یک مدیر چگونه می‌توانم با گروه خود ارتباط برقرار کنم؟ این ارتباطات باید به چه صورتی (ایمیل، اسکایپ، مکالمه حضوری، حضور در جلسات گروهی و…) باشند؟ و ارتباطات با کارکنان باید هرچند وقت یک‌بار اتفاق بیفتند؟
- تیم و سازمان شما به چه نوع پیام‌هایی نیاز دارد؟ شما میتوانید از دستورالعمل‌های خاص، چشم‌اندازهای شخصی، تصمیمات و برنامه‌هایتان برای ارسال پیام‌های مناسب و هدفمند به کارکنانتان بهره ببرید. و متناسب با این پیام‌هاپلن مدیریتی تجاریتان را خلق کنید.
- شما به‌عنوان یک مدیر باید چه چیزهایی از کارکنانتان بدانید؟ و چگونه میتوانید از این اطلاعات برای خلق برنامه‌های تجاری سودمند و کاربردی بهره ببرید؟
- آسو صنعت زنده رود آماده ارایه خدمات مهندسی
مرحله سوم: نیازهای خریداران و مشتریان خود را کشف کنید.
مدیریت و رهبری یک سازمان تجاری نیازمند استفاده از استراتژیهای کاربردی و کارآمد است. شما به‌عنوان فردی که مسئولیت مدیریت و رهبری سازمانی را برعهده گرفته است، باید بتوانید از استراتژیهای مناسب در شرایط بحرانی و استرسزا بهره ببرید. از استراتژیهای مناسب می‌توان به ارتباط صادقانه با مشتریان و خریداران، ایجاد حس اطمینان، ثبات و وحدت در آنها اشاره کرد. خلق این احساسات مخصوصاً در شرایط سخت و طاقتفرسایی همچون بحران‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است.
باتوجه به نوع بحران، نیازها و احتیاجات مشتریان نیز تغییر پیدا می‌کند. شما به‌عنوان مدیری موفق باید بتوانید نیازهای آنها را در شرایط بحرانی شناسایی کرده و متناسب با آن نیازها محصول یا خدمت خود را وارد بازارهای فروش کنید و پلن مدیریتی فروش مناسب برای خود بچینید. شما میتوانید از سؤالات زیر برای بررسی نیازهای مشتریان و ارزیابی خدمات ارائه شده توسط رقبایتان بهره ببرید. به یاد داشته باشید، صادقانه به سؤالات پاسخ دهید. اینگونه، در زمان سریعتری به نتایج بهتر میرسید. از جمله این سؤالات می‌توان به موارد ذیل اشاره داشت:
- چه چیزی درباره نیازها و احتیاجات مشتریان قدیمی شما تغییر کرده است؟
- آیا محصول یا خدمتی که ارائه می‌دهید، تغییراتی داشته است؟ به‌عنوان مثال آیا در مواد اولیه محصول قدیمی تغییراتی ایجاد شده و این مسئله باعث افزایش یا کاهش فروش شما شده است؟
- تغییرات ایجاد شده در محصول و خدمت شما موقتی است؟ اگر این‌طور است، تا کی این تغییرات را اعمال خواهید کرد؟
- علت ایجاد این تغییرات چه بوده است؟ تغییر قیمت مواد اولیه؟ بازار رقبا؟ نیازهای مشتریان؟
- بازارهای هدف شما چه بازارهایی هستند؟ آیا گروه دیگری از مشتریان جز مشتریان هدفتان هستند؟ آیا میتوانید سریعاً محصولات خود را روانه بازارهای دیگر کنید؟
هنگامی که به سؤالات فوق پاسخ دادید، میتوانید ارزیابی درست و مناسبی از وضعیت محصولات و خدمات خود در شرایط عادی و بحرانی داشته باشید. اینگونه میتوانید از کاستیها، تردیدها، ترس‌ها، و نگرانیهای خود فراتر رفته و ارتباطی بهتر با مشتریانتان ایجاد کنید.
به یاد داشته باشید، از دید مشتریانتان هم به تغییرات ارائه شده در محصولات و خدماتتان نگاه کنید. اینگونه شما میتوانید پلن مدیریتی بهتری را برای تولید کالا یا خدمت و فروش آنها برنامهریزی کنید.
در ضمن، اگر امکان ایجاد ارتباط مستقیم با گروه گستردهای از مشتریانتان وجود دارد، حتماً سعی کنید به صورت مستقیم با آنها ارتباط برقرار کرده و از آنها اطلاعاتی در زمینه نیازها، نظراتشان درباره خدمت و محصولات، پیشنهادات و انتقادات کسب کنید.
شما، میتوانید از سؤالات زیر برای برقراری ارتباط با مشتریان جدید و قدیمتان استفاده کنید:
- نحوه برقراری ارتباط با مشتریان به چه صورت است؟ این ارتباطات هرچند وقت یک‌بار رخ می‌دهند؟
- چه پیامی باید به مشتریان ارسال شود؟ و نحوه ارسال این پیام چگونه است؟
- از چه رسانهها یا سیستمعاملهایی (اینستاگرام، تلگرام، وب سایت، پینترست و..) برای برقراری ارتباط با مشتریان استفاده می‌شود؟ و پیام قابل ارسال باید چگونه به دست مشتریان برسد؟
- مشتریان باید چه چیزهایی راجع به کسبوکار و بیزینس شما بدانند؟ آیا شما شعارها و اهداف سازمان و بیزینستان را با آنها به اشتراک میگذارید؟
شما میتوانید از سؤالات فوق برای ایجاد ارتباطات عمیق و تأثیرگذار با مشتریان خود بهره ببرید.
فراموش نکنید، مشتریان شما کلیدهای اصلی رونق یا افول کسبوکارتان مخصوصاً در شرایط بحرانی و سختی همچون همهگیری کووید 19 یا مشکلات حاصل از ضعف اینتر نت و فیلترینگ هستند ، امروزه همه افراد جامعه نگران و دلواپس هستند و یک نوع عدم اطمینان به آینده در زندگی و کسب وکار آنها وجود دارد، . پس سعی کنید ارتباطات خود را با آنها عمیقتر کنید، و به آنها پیام نظر و احساس شما برایمان مهم است، را برسانید.
اینگونه، اعتماد آنها به شما افزایش پیدا می‌کند، که این مسئله منجر به ایجاد نتایج مثبتی همچون ارتباط مثبت و موثر ، کاهش نگرانی ، فروش زیاد، افزایش رضایت آنها از خدمت و محصول و غیره می‌شود.
آسو صنعت سعی بر این دارد نگرانی مشترایان خود را به حداقل ممکن برساند و نتیجه آن رضایت مشتریان است.
مرحله چهارم:شرایط ایدهآلی برای بیزینس خود پس از بحران‌ها و چالشها تصور کنید.
در حال حاضر، بسیاری از کسبوکارهای کوچک و بزرگ به واسطه همهگیری ویروس کرونا ، شرایط تحریمی ، مشکلات اینترنت و... در شرایط بحرانی هستند و بیزینسهای زیادی با وضعیت سخت و استرسآوری همچون کاهش نیروی کار، کاهش درآمد و غیره مواجه هستند. اما، در این شرایط برخی از تجارتها میزان فروش خود را افزایش دادهاند، این در حالی است که گروههای بزرگ دچار ورشکستگی و یا تعدیل نیرو شدهاند. شاید بتوان تفاوت این دو گروه را در پلن مدیریتی اجرا شده، توسط آنها دانست.
نحوه مدیریت شرایط بحرانی سازمانها
در واقع می‌توان بحران‌ها را نقاط عطفی در تجارتها دانست. نقاط عطفی که می‌توان آنها را به یک فرصت تبدیل کرد. فرصتی که بتوان از آن برای افزایش فروش، بهبود وضعیت تجاری، و گسترش تجارت استفاده کرد. شما به‌عنوان یک مدیر و رهبر در سازمانی کوچک و یا بزرگ میتوانید از این شرایط به نفع سازمان خود استفاده کنید. اینکه شرایط خود را به دقت شناسایی کرده و بدانید کجای کار هستید، کمک بزرگی به شما خواهد کرد.
شما به‌عنوان یک مدیر، برای اینکه بتوانید برنامه مدیریتی مناسبتان را ایجاد کنید باید چشم‌اندازی برای آینده تجارتتان داشته باشید. باید گفت دستیابی به اهدافتان بدون داشتن این افق ایدهآل میسر نیست.
شما باید چشم‌اندازی برای تجارت خود در نظر داشته باشید و سپس متناسب با آن پیش بروید. برنامهریزیهای تجاری سه ماهه، شش ماهه، و یک ساله شما باید متناسب با این چشمانداز باشند. پیشنهاد می‌شود، تاریخی مشخص را برای خود در نظر بگیرید و سپس متناسب با آن تاریخ پیش بروید.
نمونهای از مدیریت شرایط بحرانی به همراه چشمانداز آینده
به‌عنوان نمونه می‌توان گفت، اگر چشمانداز آتی شرکت شما در دو سال آینده افزایش فروشتان به 100 میلیون تومان است، پس باید متناسب با این هدفتان برای خود پلن مدیریتی بچینید. تاریخ معینی همچون 1 فروردین دو سال آتی را برای خود مشخص کنید. سپس، متناسب با این تاریخ برای افزایش فروشتان برنامهریزی کنید. اگر فروش فعلی شما 10 میلیون باشد، شما باید این مبلغ را 9 برابر کنید. به همین خاطر، باید از افراد باتجربه �� حرفهای، برنامهریزیهای قانونمند و منطقی و غیره برای دستیابی به هدفتان بهره ببرید.
به یاد داشته باشید، بدون وجود چشمانداز مناسب (در مثال فوق 100 میلیون افزایش فروش کالا یا خدمت) کسبوکارتان شما هیچگونه نقشه راهی برای مسیرتان نخواهید داشت و این مسئله می‌تواند منجر به گمراهی شما شود. پس حتماً برنامه کاربردی در راستای اهداف تجاریتان برای خود بچینید. سپس شما متناسب با چشماندازهایتان در نحوه استخدام کارکنانتان، همکاری با شرکتهای مختلف و غیره تصمیم‌گیری کنید.
فراموش نکنید، تجسم وضعیت ایدهآل شغلی شما می‌تواند نتایج مثبتی بر کسبوکارتان داشته باشد.
در ضمن، این مسئله در شرایط بحرانی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
مرحله پنجم: برای آینده کوتاهمدت خود استراتژی داشته باشید.
بحران در تجارت و کسبوکار می‌تواند به افزایش احساسات منفی همچون عدماطمینان، شک و … منجر شود. البته علاوه‌بر این، تصمیماتی همچون تعدیل نیرو، ورشکستی و غیره هم می‌توانند به تقویت احساسات منفی کمک کنند. شما به‌عنوان یک مدیر از طریق خلق استراتژی و پلن مدیریتی کوتاهمدت میتوانید این شرایط نامطلوب را تا حدی کنترل کنید. برای این کار حتما افقدید بلندمدتی برای بیزینستان (مورد چهار) تصور کنید و متناسب با آن تصمیمات کوتاهمدت بگیرید باید اهداف مورد نظر و متانسب با چشم انداز تعریف کرده باشید . شما از طریق شناسایی موانع میتوانید به نتایج مثبت حتی در شرایط بحرانی دست پیدا کنید. در این شرایط از طریق ارزیابی نتایج برنامه‌های کوتاهمدتتان میتوانید تصمیمات بهتر و مناسبتری برای بیزینستان اتخاذ کنید.
از آن‌جایی که برنامه کوتاهمدت شما باید کاربردی و مناسب کسبوکارتان باشد، نمیتوانید صرفاً آنها را پایهریزی کرده و متناسب با آنها پیش روید. بلکه باید معیارهایی برای خود در نظر گرفته و براساس آنها برنامهریزی کنید.
در این مرحله، محرکهای خارجی می‌توانند به شما برای خلق برنامه‌های مدیریتی مناسب کمک کنند. یکی از این محرکهای خارجی در نظر داشتن تاریخی معین برای ارزیابی عملکردهای سازمانی است. محرکهای دیگر میزان فروش، نحوه واکنشدهی مشتریان به محصولات و خدمات و… هستند. فراموش نکنید، اقدامات شما باید در راستای اهداف تجاریتان باشند.
نتیجه‌گیری چگونه در پنج مرحله پلن مدیریتی آماده کنیم؟
به یاد داشته باشید، شما به‌عنوان یک رهبر و مدیر نقش بزرگی در ارتقاء عملکردهای سازمان تجاری برعهده دارید. اینکه بدانید در شرایط مختلف متناسب با منابع، فرصتها و اهدافتان چگونه عکسالعمل نشان دهید، باعث تفاوت نحوه مدیریت شما با رقبایتان می‌شود. شما، باید از قابلیتها و تواناییهای خود مطلع باشید و متناسب با آنها برنامههایی برای آینده سازمانتان بچینید.
دانش شما درباره استراتژیهای مختلف می‌تواند به خلق پلن مدیریتی مناسب سازمان شما کمک کند. فراموش نکنید، شما توانایی این را دارید که از شرایط بحرانی فرصتهای بزرگی برای سازمان و تجارتتان ایجاد کنید.
امیدواریم، پنج مرحله فوق به شما دید گستردهای درباره نحوه عملکرد درست در شرایط استرسزا و بحرانی داده باشد.
آنچه در بالا آمد برگرفته از سایت حسین طاهری بود
دیدگاهی برای این مطلب ثبت نشده است.